Privatlivspolitik for Grundejerforeningen Søndertoften
Godkendt på bestyrelsesmøde den 1. maj 2018
Dataansvar i Grundejerforeningen Søndertoften
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Grundejerforeningen Søndertoften er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
CVR: 33421087 Kontaktperson: se webside Mail: GF@Sondertoften.dk Website: Beboer-info.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger: 1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse - Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– Ingen
Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer
Almindelige personoplysninger:
– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse.
telefonnummer, e-mailadresseo Bankkontonummer
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– Ingen
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra ejendomsmægler i forbindelse med ejerskifte ellers fra dig.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formål med behandling af medlemsoplysninger
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning 2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlem:
- Håndtering af bestyrelsens hverv og pligter i foreningen
- Udbetaling af, godtgørelser, refusioner og honorar
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din fraflytning fra foreningenSamtykkeOftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.Videregivelse af dine personoplysninger
Oplysninger og kontingent størrelse og forfald videregives til nets betalingsservice. Nets registrerer indbetalinger og gemmer oplysninger om disse
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som bestyrelsesmedlem:
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger indtil et eventuelt ejerskifte er registreret.
- Oplysninger om kontingent opkrævning og betaling gemmes i fem år.BestyrelsesmedlemmerVi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 efter arbejdet er ophørt
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelseDu kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.