Grundejerforeningen Søndertoften Søndertoften -2630 Taastrup
Fortegnelse over behandling af personoplysninger i
Grundejerforeningen Søndertoften
Godkendt på bestyrelsesmøde den 1. maj 2018
Fortegnelse over behandling af personoplysninger i Grundejerforeningen Søndertoften
Søndertoften 2630 Taastrup CVR: 33421087 Kontaktperson: se webside Mail: gfsonder@gmail.com Website: søndertoften.dk
1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Foreningens kasserer: Ole Lundum
Søndertoften 92
42 600 131 gfsonder@gmail.com
2. Hvad er formålene med behandlingen?
a) Varetagelse af medlemsforhold og bestyrelses forhold, herunder kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
b) Udbetaling af honorer og godtgørelser
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger: a) Navn
b) Adresse
c) Bankkontonummer
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer
5. Hvem videregives oplysningerne til?
a) Almindelige personoplysninger om medlemmer
a. Navn
b. Adresse
Videregives til nets i forbindelse med opkrævning af kontingent
b) Almindelige personoplysninger og bestyrelsesmedlemmer
a. Navn
b. Bankkontonummer
Videregives til bank i forbindelse med udbetaling af kontingent og godtgørelse
6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
a) Almindelige personoplysninger på medlemmer slettes når medlemskabets ophør.
b) Oplysninger, om kontingent opkrævninger og betalinger samt udbetalinger af honorar og godtgørelser slettes fem år efter det regnskabsår, hvori de finder sted
7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Person oplysninger om medlemmerne opbevares hos nets. Kun kassereren har adgang til registeret. Adgangen er sikret med nem id.
Oplysninger i forbindelse med udbetalinger gemmes papirbaseret.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerhed en?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, behandler vi det i samarbejde med nets.
9. Hvad kan vores IT- system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
Vores IT-system kan følgende:
a) Der kan kun gemmes et navn på hver
medlemsadresse, hvilket sikre sletning ved
fraflytning
b) Oplysninger om kontingent slettes
automatisk efter det femte år.
c) Adgangen til medlemsregisteret er beskyttet
med brugernavn, adgangskode samt en engnags nøgle