Referat af generalforsamling 9.11.2015.

Referat af generalforsamling i Grundejerforeningen Søndertoften
mandag d. 9. november 2015 kl. 19 I Kulturcenteret.

**OMDELES SNAREST I JERES POSTKASSE**

Dagsorden

1. Valg af dirigent
Steen Hillebrecht nr. 72 blev valgt, og han kunne konstatere, at generalforsamlingen var lovligt
indkaldt. Der blev samtidigt udpeget to stemmetællere.

2. Bestyrelsens beretning
Næstformand Søren Stendal læste følgende mundtlige beretning op:

Grønne områder

RAAD TIL HAVEN har nu på 3. år, stået for vores grønne arealer.
Bestyrelsen er glad og tilfreds med samarbejdet, der glider problemfrit.
Der er i perioden plantet en del nye træer, efter at nogle er fældet. Desværre går enkelte træer også ud,
af uforklarlige grunde. Vi forsøger at følge med så godt som økonomien rækker.
Har du nogle ideer om de grønne områder, så sig frem. Men resten af året, går givet vis med
fliselægning, og da vil det nok ikke være smart at plante nyt.
”Raad til haven” har overtaget flere vedligeholdelses opgaver, tømning af hunde bokse, affalds
stativer, skiftning af pærer – løbende.

Vinter vedligeholdelse

Vi har atter forhandlet – vinter vedligeholdelse, med vores nuværende ”RAAD TIL HAVEN”,
således at der fremover, betales en fast betaling, i stedet for ad hoc.
Så er økonomien – fastlagt.
Periodens vinter, var en nærmest normal periode, med meget lidt sne, men en del grænsende
frostperioder, der bød på saltning.
Nogle beboere klagede over at siderne ved stier, var opkørte af hjulspor. Det kunne være salt
sprederen, men samtidig, kører posten – med meget brede dæk, som også trækker hjulspor. Begge
parter, blev informeret. ”Raad til haven”, forsøgte at få hjulsporene, elimineret.
Parkerings arealer – base Der hvor vi parkerer – biler, er der belagt med græs-armerings sten.
Disse er løbende udskiftet, når de – efter mange år (Fra bebyggelsens etablering 1968?),
er eroderet, i stykker og der herefter er kommet urimeligt store huller i P-pladsen.
I starten reparerede vi hver enkelt P – plads, men i det sidste år, har
vi reparet, i hele båse – områder. Bestyrelsen har drøftet at få repareret de værste enkelte P-pladser og
der hvor der inden for en bås, er for mange enkelte, da en hel – bås. Opgaven har været i 3 udbud,
og 2 forskellige har udført opgaven. Kvaliteten er sammenlignelig og prisen ligeledes.

Legepladser

Alle legepladser er gennemgået og er d.d. i forsvarlig stand.
Vi må desværre konstatere at nettet på sandkassen plads nr. 7. ikke har fungeret efter hensigten og vi
derfor har fjernet nettet igen.
Der er i løbet af sommeren udskiftet sand i de 4 midterste sandkasser.
På boldbanen plads nr. 8, var hegnet gået i stykker flere steder og var til fare for at børn kunne komme
til skade. Hegnet er nu udskiftet.
Henka har løbende hen over sommeren udskifte defekte dele og lave div. reparationer på de 4
midterste legepladser, så de bliver i orden og forsvarlige.
Der arbejdes på at der vil blive opført et gyngestativ på legeplads 7.
Henka har lovet at komme i uge 47 og udføre dette.

Stiprojektet

En meget stor del at bestyrelsens tid er gået på det omfattende stiprojekt. Vi er ca. halv igennem
bebyggelsen. Vi har haft forskellige udfordringer i opstarten af projektet, som efterhånden er afklaret
så projektet skal forsætte som planlagt.
Antallet af husstande som bestiller udskiftning af fliser på arealet foran havelågen er større, end
entreprenøren havde forventet. Dette har gjort at tidsplanen bliver udvidet med 1-2 måneder. Kan det
milde vejr holde de næste 2 måneder, kan vi måske være færdig i løbet af januar.
Vi har tidligere oplyst i et af vores nyhedsbreve, at vi arbejdede med muligheden for at benytte
overskudsjorden nede på boldbanen til en kælkebakke. Dette mødte vi stor modstand for hos beboerne
omkring boldbanen. Derfor har vi holdt et dialogmøde med de 4 rækker huse som ligger omkring
boldbanen, som ville blive berørt af en ny bakke. Der er meget modstand fra beboerne i det berørte
område, hvilket har gjort, at vi har valgt ikke at arbejde videre med muligheden. Når projektet er
færdigt køres jorden væk som oprindeligt planlagt.
Bestyrelsen har besluttet at henvendelser vedr. stiprojektet ikke besvares skriftligt mere, da der går
rigtig meget tid med dette. I stedet har vi indført dialogmøder ca. hver 14. dag, hvor bestyrelsen stiller
op til spørgsmål og dialog om projektet. Se hjemmesiden for dato og sted.
Der har længe været spørgsmål om at den m2 pris som FJ. Poulsen oplyser til beboerne er højre
en den som vi tidligt i projektet har meldt ud.
Dette har vi drøftet meget med FJ. Poulsen da vi mente at de skulle stå ved den pris
de tidligt har oplyst til os. De oplyser at de i den første pris ikke havde det hele
med. Da aftalen ført indgås med de enkle beboer har de reguleret prisen og det kan vi desværre ikke
ændre ved. Derfor skal i forholde jer til den pris som FJ. Poulsen melder ud til jer.
Vi har haft gennemgang i den første del af bebyggelsen hvor vi har påpeget
de fejl og mangler som er i forhold til projektet.
Her kan især nævnes at der ikke er skrabet nok af i forhold til det som projektet
foreskriver. Hele ideen er jo at der er fald mod græsset og der her er etableret en rande hvor vandet
kan ligge indtil det trækker ned i jorden. Så vi har ikke endeligt godkendt nogen områder endnu.
Afslutninger mellem eksisterende og ny belægning er vi bekendt med at di ikke ligger i samme niveau
alle stedet. De fleste steder ser det fine ud
men det har ikke været muligt at ramme alle de gamle niveauer.
Dette vil blive udbederet efterfølgende. Bestyrelsen vi lave en gennemgang for at udvælge de steder
hvor der er problemer og så vil der bliver rette til i den gamle belægning.

Hjemmesiden

I 2015 er bestyrelsen begyndt at bruge www.beboer-info.dk til information til beboerne. Informationen
omhandler det som bestyrelsen arbejder med. Tiltag og oplysninger. Vi har også brugt siden til at
informere om vores sti projekt så i løbende har kunnet følge med i projektet. Vi synes selv vi har gjort
vores bedste for at holde jer beboer oplyst om hvad der rør sig i bestyrelsens arbejde. Det er også
vigtigt i den sammenhæng endnu engang at oplyse at hjemmesidens ejermand er beboerne og
bestyrelsen bruger kun denne hjemmeside til information hvilket vi synes fungere rigtig godt og
fremover vil fortsætte med at bruge.
På hjemmesiden er der et debat forum- dette er bestyrelsen ikke en del af. Indgangen til bestyrelsen er
GFSONDER@gmail.com

Modernisering af deklarationen

På generalforsamlingen i 2014 havet vi en vejlede afstemning om bestyrelsen skulle arbejde med
modernisering af deklarationen. Dette var der opbakning til. Men pga. stiprojektet har der ikke været
tid til at arbejde med dette i 2015.

John Hedesgaard
Jeg ved godt at det ikke er normalt at vi mindes beboer. Men vi vil nu gerne mindes John Hedesgaard
som desværre ikke er bland os mere. Han har været meget aktiv tidligere i bestyrelsen og været vores
pladsmand gennem mange år. Han var kendt af mange og var meget behjælpelig. Jeg syntes vi skal
mindes ham et øjeblik. “Tak”

Ved behandlingen af beretningen var der følgende kommentarer og spørgsmål fra beboerne:
Nr 178: På hvilken generalforsamling er det besluttet at lægge nye fliser overalt? Er der lagt den
korrekte dræning? Hvor stort et lån skal der hjemtages og hvilken lånetype er der tale om? Hvordan
forløbet lånet? Vil der være et særskilt regnskab for fliseprojektet mht. at kunne opnå skattefradrag
for det enkelte medlem?
Nr. 137, (kassereren): På den ekstraordinære generalforsamling blev det besluttet, at der skulle
indhentes oplysninger og tilbud. Vi har ikke haft nogen renteudgifter endnu. Vi når nul omkring
årsskiftet og går herefter i minus. 1. år vil der være 90.000,- i renteudgifter og herefter vil det falde
støt. Der er særskilt regnskab på stiprojektet. Den ny bestyrelse vil arbejde videre med muligheden for
at trække evt. fra i skat.
Næstformanden: I 2013 begyndte undersøgelserne til et samlet stiprojekt i bestyrelsen. I 2015 blev det
besluttet på en ekstraordinær generalforsamling at igangsætte det samlede stiprojekt i sin nuværende
form. Udgifterne afdrages over de næste 10 år. Hernæst redegjorde Søren for teknikaliteterne mht.
dræning og underlag: Laget under fliserne er ikke drænende. Hvis det var, ville de også med tiden
synke nogle steder, lige som den gamle belægning har gjort, og det vil man gerne undgår. Derfor er der
lagt en smule fald i, så vandet kan løbe mod p-pladserne og mod hækkene, hvor man sørger for, at der
er en stribe, hvor vandet kan synke i jorden.
Der har ikke været en separat afstemning om det hele skulle laves på en gang, da bestyrelsens forslag
om finansiering og fliselægning var i en pakke. Han oplyste desuden, at beregninger havde vist, at det
ville blive billigere, at gennemføre stirenoveringen i en samlet entreprise.
Nr. 72: Supplerede, at det fremgik af bilagene og diskussionen til den ekstraordinære
generalforsamling, at der skulle ske et temposkift i forhold til stiprojektet, så det hele skulle
gennemføres på en gang.
Nr. 194: Kan vi få et ekspertsyn på brønddækslerne? Der er en kant på dækslet v nr. 198, man kan
snuble over. Næstformanden: Snublekanten skal nok blive løst.
Nr. 206: Godt arbejde med fliserne, kunne vi evt. få en seddel stukket ind efter flisearbejde er udført,
så beboerne kan komme med bemærkninger inden endelig aflevering? Næstformanden: En god ide,
det vil bestyrelsen tage ad notam men ikke love noget.
Nr. 189: Det ser flot ud med fliserne. Men kan man ikke bruge sin egne fliser – det er jo dyrt med den
nuværende pris fra flisefirmaet. Næstformanden: Beboernes areal er ikke med i flisebelægningen. Det
er grundejerforeningens areal, ja, men da stykket er udlagt forskelligt i de forskellige huse, kan man
ikke inddrage det som en del af det fælles projekt. Muligheden for at beboerne kan få nye fliser var et
forslag, der gav mening, men det kan måske have sine bagsider, hvis man fx ønsker at lægge grønne
fliser. Bestyrelsen ser dog helst at man anvender samme fliser som er anvendt på stierne.
Nr. 86: I deklarationen står det, at husene skal fremstå ensartet, altså ingen grønne fliser.

Herefter godkendte generalforsamlingen bestyrelsens beretning.

3. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.

Kassereren gennemgik og forklarede posterne i regnskabet, der var sendt ud.
Nr. 86: Man kan få trukket sit grundejerforeningskontingent gratis via et system.
Måske skulle vi melde os til. Kassereren: Det må være op til bestyrelsen.
Men muligvis kan det ikke lagde sig gøre, hvis vi har manuelle betalinger i et andet system end PBS.

Generalforsamlingen godkendte herefter regnskabet.

4. Forslag fra medlemmer og bestyrelsen

a. Forslag vedr. de grønne ligusterhække:

Forslagsstiller, Lene, nr. 112: jeg er nu bekendt med, at kun bestyrelsen kan gå videre med
tinglysning. Der er mere formalia end som så. Der skal laves en deklarationsændring for at det
kan gå igennem.
Nr. 92: I h.t. deklarationen må man ikke sætte rækværk op. Det står helt klart.
Nr. 112: Håndbogen er ikke tinglyst, deraf stiller jeg forslaget
Nr. 206: Mener det er tinglyst. Vi kan ikke ændre noget.
Herefter blev problematikken drøftet.
Dirigenten foreslår at man får en skriftlig redegørelse fra kommunen, hvis man er i tvivl om
hvordan en evt. deklarationsændring skal håndteres.

Nr. 112: På denne baggrund trækker jeg mit forslag.

b. Forslag til bore- og banketider (tillæg til håndbogen):

Forslagsstiller redegjorde for baggrunden for forslaget. Politiet kan ikke håndhæve, da vi ikke
har nogen bestemmelser om støj i foreningens regelsæt.
Nr. 172: I så fald burde det også gælde musikstøj, som opleves som et problem af og til.
Nr. 230: Opfordrede til dialog med naboerne.
Nr. 158: Desværre er der ikke dialog om det omtalte støjsted – dialog er godt, men det er ikke
lykkedes.
Nr. 127: Gælder det også gøende hunde kl. 3 om morgenen?
Nr. 191: Tidsrummet bør faktisk være længere, så man kan nå lidt mere arbejde i sin fritid om
lørdagen. Forslagsstiller: jeg har specifikt ikke nævnt menneskelig larm men kun bore- og
banketider. Således blev det drøftet, hvad der lå inden for det tilladelige af støj.
Nr. 178: Skal det vedtages, er det jo en deklarationsændring. Det var dirigenten ikke enig i, da
det er en tilføjelse til håndbogen, der ikke er en del af deklarationen.

Forslaget blev vedtaget.

c. Forslag om at ændre basketballbanen til parkeringspladser fra Ulla og Ove, nr. 174:

Motivation: Det er meget svært at finde p-pladser efter kl. 18. Det behøver ikke være dyrt at
inddrage basketballbanen.
Nr. 86: Fra d. 19. nov. 2012 står der i referatet, at kommunen har oplyst, at der skal forelægge
vedtægtsændring. Derfor er forslaget muligvis dødt fra starten.
Nr. 211: Da jeg sad i bestyrelsen, viste det sig, at kommunen gav lov, da man mente, vi selv
måtte træffe afgørelse om det. Men det blev nedstemt i 2013, da det blev for dyrt. Dirigenten
pegede på, at bestyrelsen også har fået grønt lys fra kommunen.
Nr. 166: det er meget presset med p-pladser, så lad os få et tilbud af den nuværende
entreprenør.
Nr. 230: Der er 1,6 p plads pr. husstand, men mange af os har 2 biler.
Nr. 112: Vi har undersøgt nedlæggelse af fællesområderne og vi har en forhåndsgodkendelse i
bestyrelsen. I deklarationen står der endvidere, at vi selv kan stemme om det.
Nr. 158: Foreslår at inddrage boldbanen.
Nr. 142: Når vi nu er i gang med at renovere, vil jeg foreslå, at når vi inddrager
basketballbanen, at vi så får den renoveret og indrettet som p-plads som de øvrige p-pladser
med græssten mm, så det bliver et ensartet udtryk i området.
Næstformand: I overkørslen etableres sf-sten og en op maling heraf vil koste ca. 25.000 kr.
Nr. 206: i 2012: i det tidligere forslag om etablering og ændring var beløbet væsentlig større.

Forslaget blev vedtaget og bestyrelsen ville inddrage en ensliggørelse af p-pladsen jf. nr. 142’s
kommentar, i de kommende års drift.

d. Forslag om nedlæggelse af de skrå hække ved parkeringspladsen:

Forslaget blev læst op af dirigenten. Bestyrelsen gav udtryk for, at man er for forslaget.
Imidlertid foreslog bestyrelsen, at der efterlades 1-11⁄2 meter hæk, så der stadig er en
afgrænsning/bås, så bilerne ikke kører op på græsset ved stierne, men samtidig blev der skabt
plads til at man kan stige ud af sin bil på hæk-siden.
Nr. 86: man kan da bare bakke ud og ind, det er en let løsning.
Nr. 92: det er et godt forslag, vi bevarer nemlig båsen. Men på basketballbanen er løsningen
dog noget skrabet. Der herefter drøftet fordele og ulemper.

Det blev vedtaget at ændre hækkende som bestyrelsen har foreslået det.

e. Forslag til budget og kontingent marts 2016

Kassereren gennemgik budget og forslag til kontingent:
Der opkræves følgende i kontingent i 2016:
Marts 2016 = Kr. 2.346
Juni 2016 = Kr. 2.365
September 2016 = Kr. 2.000
December 2016 = Kr. 2.000

Forslaget blev vedtaget.

5. Valg til medlemmer til bestyrelsen: følgende blev valgt:

– Kamilla Amaliegaard, nr. 55
– Ole Lundum, nr. 92
– Daniel Elisiussen, nr.158

6. Valg af suppleanter:

Følgende blev valgt: Henrik Waldgren Larsen, nr. 208, og genvalg af Maria Holch Jensen, nr. 41.

7. Valgs af revisor og revisorsuppleant:

Svend Clausen-Bech, nr. 86 og Alex Petersen, nr. 96 blev genvalgt.

8. Eventuelt

Kan der sættes lås på vandhanerne?

Kassereren: kommunen har anbefalet, at hanerne nedlægges. Problemet med vandhanerne er at når
der ikke tappes vand løbende, vil vandet stå stille i rørene og dermed øges muligheden for
bakterieudvikling. Disse bakterier kan sprede sig til resten af vandsystemet som forsyner boligerne.
Derfor stiller vandværket krav om at der skal tappes 100 l om måneden. Dette vil så gøre at hanerne
skal være monteret hele året og derfor skal de frostsikres.

Nr. 31 spurgte, hvorfor man havde nedlagt gyngerne.

Nr. 64 henviste til den ekstraordinære generalforsamling tidligere på året og oplyste, at de nedlagte
legepladser med græs ikke er planlagt til p-plads.

Gert i nr. 278 overrakte flasker til Sandra, Søren og Tom. Mange tak for jeres arbejde i bestyrelsen.
Dirigent, referent og revisor fik også overrakt flasker.
Dirigenten takker herefter for god ro og orden.

For referatet
Mette Kromann, nr. 72

Taastrup d. 15. december 2015

Steen Hillebrecht
Dirigent